OralDrive: sistema de reservas que ahorra 12 horas semanales

El contexto

OralDrive es una clínica dental con 3 sedes en Chile. Atendían un promedio de 25 pacientes por día, y la recepcionista central dedicaba las mañanas enteras a coordinar reservas entre WhatsApp, llamadas y una hoja de cálculo compartida.

El desafío

El sistema anterior funcionaba así: el paciente escribía por WhatsApp pidiendo hora, la recepcionista revisaba la hoja de cálculo, la recepcionista llamaba al paciente para confirmar, y la recepcionista actualizaba la hoja. Esto generaba 12 horas semanales de trabajo administrativo, conflictos de agenda (dos pacientes a la misma hora, 1 o 2 veces por semana), y pacientes que se aburrían de esperar confirmación y terminaban yendo a otra clínica.

Lo que hicimos

Construimos un sistema de reservas online que muestra disponibilidad en tiempo real desde Google Calendar, permite al paciente reservar, reagendar o cancelar en 3 clics, envía confirmación automática por WhatsApp, y mantiene una lista de espera que notifica al paciente si se libera un hueco.

Los resultados

Las 12 horas semanales en gestión cayeron a 0 — equivalentes a un día y medio de trabajo liberado para la recepcionista, que ahora se enfoca en atención presencial. Las reservas completadas crecieron 42% versus el sistema anterior: los pacientes ya no abandonan el proceso por fricción. Y desde el lanzamiento, 6 meses sin solapamientos, los conflictos de agenda fueron 0.

La recepcionista ahora se enfoca en atender al paciente que está en la clínica, no en responder mensajes.

Dr. Carlos Mendoza, Director OralDrive

Hoy OralDrive sigue con nosotros en su plan de acompañamiento mensual, con ajustes al sistema de reservas a medida que crecen las sedes.